Privacybeleid
Bij Vert Sapin verkopen wij natuurlijke kerstbomen en decoraties. Om uw bestelling op te nemen en u te leveren op de datum die u hebt gekozen, hebben wij enkele gegevens over u nodig. Deze pagina legt uit welke dat zijn, waarom wij ze gebruiken, aan wie ze worden doorgegeven, hoe lang wij ze bewaren, en wat u ons op elk moment kunt vragen.
Deze tekst volgt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
De verwerkingsverantwoordelijke is de vennootschap die de winkel Vert Sapin uitbaat:
- ONLY WAY SRL, die de handelszaak uitbaat onder de naam Vert Sapin
- Maatschappelijke zetel: Rue du Pinson 64, 1170 Watermael-Boitsfort, België
- Ondernemingsnummer en btw-nummer: BE 1029.126.052
- Rechtspersonenregister (RPR): Brussel
- Website: https://vertsapin.be
- E-mail: info@vertsapin.be
- Telefoon: +32 479 73 03 49
Het is deze vennootschap die beslist welke gegevens worden verzameld en waarvoor ze worden gebruikt. Voor elke vraag over dit beleid schrijft u naar info@vertsapin.be.
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld: de wet legt dat niet op aan een onderneming van onze omvang en met onze activiteit. Uw vragen en verzoeken worden rechtstreeks door de zaakvoerder behandeld, via info@vertsapin.be, in het Frans.
2. Welke gegevens wij verzamelen
Uw bestelgegevens
Wanneer u een kerstboom of een decoratie bestelt: uw naam en voornaam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer, het detail van de bestelde artikelen, het bedrag, de datum van de bestelling en, als u voor een vennootschap bestelt, uw firmanaam en uw btw-nummer.
Uw leverings- en ophaalgegevens
Het leveringsadres, de verdieping of de toegangsinstructies die u ons geeft, en de datum en het tijdslot die u kiest. Hebt u ons een plaatsingsproject toevertrouwd, professioneel of privé, dan bewaren wij ook uw instructies voor de plaatsing en voor de ophaling van de kerstboom na de feestdagen: die ophaling maakt deel uit van die projecten en is in hun offerte inbegrepen; ze geldt niet voor bestellingen die in de webshop worden geplaatst.
Uw betaalgegevens
De onlinebetaling verloopt via Shopify Payments en PayPal. Uw bankkaartgegevens voert u rechtstreeks bij die dienstverleners in. Wij zien ze niet en wij slaan ze niet op. Wij bewaren alleen het bewijs van de betaling: het bedrag, de datum, het gebruikte betaalmiddel en de status van de transactie.
Uw surfgegevens
Zoals elke verkoopsite registreert onze winkel technische informatie: IP-adres, type toestel en browser, bezochte pagina's, producten die aan het winkelmandje worden toegevoegd, datum en uur van het bezoek. Deze informatie komt van cookies en van het platform dat de winkel host.
Uw berichten
Als u ons schrijft of belt, bewaren wij de inhoud van uw bericht en uw contactgegevens, zolang dat nodig is om uw vraag te behandelen.
3. Waarom wij deze gegevens gebruiken, en op welke rechtsgrond
De AVG vereist dat elk gebruik op een precieze rechtsgrond berust. Dit zijn de onze:
- Uw bestelling verwerken : de aankoop registreren, de betaling innen, de kerstboom klaarmaken en hem leveren op de datum en in het tijdslot die u hebt gekozen. In het kader van een plaatsingsproject dienen diezelfde gegevens ook om de kerstboom te plaatsen en hem na de feestdagen op te halen, zoals de offerte voorziet. Rechtsgrond: de uitvoering van de verkoopovereenkomst die met u is gesloten.
- U op de hoogte houden van uw bestelling : bevestiging, herinnering aan het leveringstijdslot, afwezigheidsbericht. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst.
- Onze facturen opstellen en bewaren : de Belgische wet verplicht ons een boekhouding te voeren en de bewijsstukken ervan te bewaren. Rechtsgrond: de naleving van een wettelijke verplichting.
- Uw vragen beantwoorden en een probleem na de levering afhandelen : omruiling, vervanging, wettelijke conformiteitsgarantie, klacht. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om onze rechten te verdedigen.
- De winkel beveiligen en fraude voorkomen : frauduleuze bestellingen en pogingen tot inbraak opsporen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om onze activiteit en onze klanten te beschermen.
- De winkel verbeteren en het bezoek meten : begrijpen welke pagina's worden bekeken en waar bezoekers afhaken. Rechtsgrond: uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken.
- U aanbiedingen of nieuws over het seizoen sturen, als u zich op onze nieuwsbrief hebt ingeschreven. Rechtsgrond: uw toestemming, die u op elk moment en zonder motivering kunt intrekken.
Die nieuwsbrief bestaat: in de voettekst van de site kunt u zich inschrijven om onze aanbiedingen te ontvangen. De inschrijvingen en de verzendingen verlopen via Shopify, het platform dat de winkel host, en elk bericht bevat een uitschrijflink.
4. Wie uw gegevens ontvangt
Wij verkopen uw gegevens niet en wij wisselen ze niet uit. Ze worden alleen doorgegeven aan wie ze nodig heeft om uw bestelling tot een goed einde te brengen:
- Shopify International Limited, 2nd Floor, 1-2 Victoria Buildings, Haddington Road, Dublin 4, D04 XN32, Ierland. Shopify host de winkel en verwerkt de gegevens voor onze rekening, als verwerker, volgens onze instructies.
- Shopify Payments en PayPal, voor de inning van de onlinebetaling. Deze dienstverleners verwerken uw betaalgegevens onder hun eigen verantwoordelijkheid, binnen het kader van de financiële regelgeving.
- Onze bezorgers, die uw naam, uw adres, uw telefoonnummer en het gekozen tijdslot ontvangen om de levering te verzorgen en, in het kader van een plaatsingsproject, de plaatsing en daarna de ophaling van de kerstboom.
- Google, alleen als u ervoor kiest een kaart weer te geven die in een van onze pagina's is ingebed. Uw IP-adres en technische gegevens worden dan doorgegeven aan Google, dat ze onder zijn eigen verantwoordelijkheid verwerkt. Zolang u de kaart niet weergeeft, wordt er niets doorgegeven.
- Onze boekhouder en, in voorkomend geval, de belastingadministratie, voor de facturen en de boekhoudkundige stukken.
- Een advocaat of een gerechtelijke instantie, alleen bij een geschil en beperkt tot wat noodzakelijk is.
De levering van de kerstbomen gebeurt door het team van Vert Sapin zelf: er komt geen externe transporteur aan te pas. Moet een bestelling van decoraties u per pakket worden opgestuurd, dan kan ze worden toevertrouwd aan een postdienst, die dan uw naam, uw adres en uw telefoonnummer ontvangt, en niets anders.
5. Hoe lang wij ze bewaren
- Facturen en bewijsstukken: tien jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van het betrokken boekjaar. Die termijn is opgelegd door de Belgische wet en wij kunnen hem niet inkorten, ook niet als u de verwijdering van uw gegevens vraagt.
- Bestelgeschiedenis en leveringsvoorkeuren : bewaard zolang uw klantenaccount bestaat, daarna gewist. Hebt u besteld zonder een account aan te maken, dan worden deze gegevens gewist zodra de bestelling volledig is uitgevoerd en de wettelijke garantie- en klachtentermijnen zijn verstreken.
- Klantenaccount : bewaard zolang u het gebruikt. U kunt op elk moment de verwijdering ervan vragen via info@vertsapin.be. Gebruikt u het niet meer, dan verwittigen wij u per e-mail voordat wij het verwijderen.
- E-mails en berichten via de site : bewaard zolang nodig om uw vraag te behandelen, daarna gewist zodra het dossier is afgesloten. Heeft uw bericht betrekking op een bestelling, dan wordt het even lang bewaard als die bestelling.
- Aanbiedingen en nieuws over het seizoen : uw gegevens verdwijnen uit de verzendlijst zodra u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt. Wij bewaren daarna enkel het spoor van die uitschrijving, om u niet per vergissing opnieuw aan te schrijven.
- Cookies : elke cookie heeft zijn eigen levensduur. De noodzakelijke cookies blijven niet langer dan nodig om de winkel te laten werken. Vandaag plaatst de winkel uitsluitend cookies die noodzakelijk zijn voor de werking ervan: localization (land en taal, 12 maanden), cart_currency (valuta van de winkelwagen, 14 dagen), cart (identificatie van uw winkelwagen, 14 dagen) en _shopify_essential (technische sessiecookie, gewist wanneer u de browser sluit). Er wordt vandaag geen enkele cookie voor publieksmeting of reclame geplaatst; zodra wij die gebruiken, worden ze pas na uw toestemming geplaatst en wordt deze lijst bijgewerkt.
Na afloop van die termijnen worden de gegevens gewist of geanonimiseerd.
6. Verlaten uw gegevens de Europese Unie?
De winkel wordt gehost door een vennootschap die in Ierland is gevestigd, dus binnen de Europese Unie. Sommige van onze dienstverleners behoren evenwel tot internationale groepen waarvan technische teams, voor onderhoud of support, toegang tot de gegevens kunnen hebben vanuit een land buiten de Europese Unie. Dat is ook het geval als u ervoor kiest een Google-kaart op onze pagina's weer te geven.
In dat geval is de doorgifte alleen toegestaan als ze omkaderd is, hetzij door een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, hetzij door de standaardcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft aangenomen, aangevuld met veiligheidsmaatregelen. U kunt ons een kopie van die waarborgen vragen via info@vertsapin.be.
De betrokken dienstverleners zijn de volgende:
- Shopify; hosting van de winkel, verwerking van bestellingen en betalingen. De verantwoordelijke voor Europa is Shopify International Ltd, gevestigd in Ierland, dus binnen de Europese Unie. Haar technische teams kunnen de gegevens raadplegen vanuit Canada, een land waarvan de Europese Commissie erkent dat het een passend beschermingsniveau biedt, en vanuit de Verenigde Staten, omkaderd door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- Google; uitsluitend op pagina's die een kaart tonen, in de Verenigde Staten, omkaderd door de standaardcontractbepalingen. Geen enkele pagina van de site toont vandaag een kaart.
Geen enkele andere dienstverlener ontvangt uw gegevens: de site gebruikt geen tool voor publieksmeting, geen advertentienetwerk en geen lettertype dat van een externe server wordt geladen.
7. De cookies
Een cookie is een klein bestand dat op uw toestel wordt geplaatst wanneer u de site bezoekt.
De noodzakelijke cookies
Zij doen de winkel werken: uw winkelmandje bijhouden, het afrekenen beveiligen, uw taal onthouden. Zonder hen is bestellen onmogelijk. Zij vereisen uw toestemming niet.
De Google-kaarten op onze pagina's
Sommige van onze pagina's kunnen een kaart weergeven. Die kaart komt van Google en plaatst cookies. Ze wordt daarom pas geladen na uw toestemming. Zolang u niet hebt aanvaard, staat er een gewone afbeelding in de plaats: u klikt erop als u de kaart wilt zien.
De bezoekmeting
Bezoekstatistieken worden aangemaakt door het platform dat de winkel host. Deze cookies zijn niet noodzakelijk voor de werking van de winkel: ze worden pas geplaatst na uw toestemming.
Er is geen enkel extern meetinstrument en geen enkele advertentiepixel actief op de winkel: een controle van de startpagina zoals ze wordt geserveerd, uitgevoerd op 31 augustus 2026, heeft bij het laden van de pagina geen enkele oproep naar een Google-domein en geen enkel meetinstrument van een andere leverancier vastgesteld. De enige statistieken waarover wij beschikken, zijn die van het platform dat de winkel host. Deze pagina wordt bijgewerkt als zo'n instrument wordt toegevoegd.
Uw keuze
Bij uw eerste bezoek verschijnt een banner. Daar aanvaardt of weigert u de cookies die niet noodzakelijk zijn, in beide gevallen even eenvoudig. Zolang u niet hebt gekozen, wordt geen enkele niet-noodzakelijke cookie geplaatst. U kunt op elk moment op uw beslissing terugkomen via de link “Cookies” onderaan de pagina.
U houdt ook zelf de controle via uw browser: elke browser laat toe cookies van derden te weigeren, ze te verwijderen of in privémodus te surfen.
8. Uw rechten
U beschikt op elk moment over de volgende rechten op uw gegevens:
- Het recht op inzage : weten welke gegevens wij over u hebben en er een kopie van ontvangen.
- Het recht op verbetering : een adres, een verkeerd gespelde naam of een telefoonnummer corrigeren.
- Het recht op gegevenswissing : de verwijdering van uw gegevens vragen, behalve van die welke de wet ons verplicht te bewaren, zoals de facturen.
- Het recht op beperking : vragen dat uw gegevens worden bevroren zolang een betwisting wordt onderzocht.
- Het recht van bezwaar : u verzetten tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, om een reden die met uw situatie te maken heeft. En als wij u aanbiedingen sturen, kunt u zich daar op elk moment tegen verzetten, zonder reden op te geven: wij stoppen meteen.
- Het recht op overdraagbaarheid : de gegevens die u ons hebt bezorgd ontvangen in een machineleesbaar formaat, of ons vragen ze aan een andere dienstverlener over te dragen.
- Het recht om uw toestemming in te trekken, op elk moment, wanneer de verwerking op uw toestemming berust. De intrekking doet geen afbreuk aan wat voordien is gebeurd.
Wij nemen geen enkele geautomatiseerde beslissing die rechtsgevolgen voor u heeft.
9. Hoe u uw rechten uitoefent
Schrijf gewoon naar info@vertsapin.be, of per brief naar ONLY WAY SRL, Rue du Pinson 64, 1170 Watermael-Boitsfort. Vermeld wat u vraagt en het e-mailadres dat u bij uw bestelling hebt gebruikt, zodat wij uw dossier terugvinden.
Wij antwoorden binnen een maand. Is uw verzoek complex, dan kan die termijn met twee maanden worden verlengd, en dan brengen wij u daarvan op de hoogte. De procedure is gratis. Bij ernstige twijfel over uw identiteit kunnen wij u een bijkomend element ter verificatie vragen.
10. Een klacht indienen
Als ons antwoord u niet tevredenstelt, kunt u een klacht indienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:
- Gegevensbeschermingsautoriteit
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
- https://www.autoriteprotectiondonnees.be
U behoudt ook het recht om naar de rechtbank te stappen.
11. De beveiliging van uw gegevens
De winkel werkt via een versleutelde verbinding (HTTPS). De toegang tot de bestellingen is voorbehouden aan de teamleden die ze nodig hebben, via een persoonlijke account. De bankkaartgegevens passeren nooit langs onze computers: ze blijven bij de betaaldienstverleners.
12. Kinderen
Onze winkel richt zich tot volwassenen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Stelt u vast dat een kind ons zijn gegevens heeft bezorgd, schrijf dan naar info@vertsapin.be: wij verwijderen ze.
13. Wijzigingen van dit beleid
Wij kunnen deze tekst aanpassen, bijvoorbeeld als wij van dienstverlener veranderen of een dienst toevoegen. De onlineversie is altijd de toepasselijke versie.
Wijzigen wij deze tekst op een belangrijk punt, bijvoorbeeld een nieuw doeleinde of een nieuwe ontvanger, dan informeren wij u voordat de wijziging van toepassing wordt, via een bericht op de site en, als de wijziging u rechtstreeks aanbelangt, per e-mail. Een al verzameld gegeven wordt nooit voor een nieuw doeleinde gebruikt zonder dat u daarvan vooraf op de hoogte bent gebracht en, wanneer de wet het vereist, zonder uw toestemming.
31 augustus 2026