Politique de confidentialité

Chez Vert Sapin, nous vendons des sapins de Noël naturels et des décorations. Pour prendre votre commande et vous livrer à la date que vous avez choisie, nous avons besoin de quelques informations vous concernant. Cette page explique lesquelles, pourquoi nous les utilisons, à qui elles sont transmises, combien de temps nous les gardons, et ce que vous pouvez nous demander à tout moment.

Ce texte suit le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

1. Qui est responsable de vos données

Le responsable du traitement est la société qui exploite la boutique Vert Sapin :

  • ONLY WAY SRL, exploitant le commerce sous le nom Vert Sapin
  • Siège social : Rue du Pinson 64, 1170 Watermael-Boitsfort, Belgique
  • Numéro d'entreprise et numéro de TVA : BE 1029.126.052
  • Registre des personnes morales (RPM) : Bruxelles
  • Site : https://vertsapin.be
  • E-mail : info@vertsapin.be
  • Téléphone : +32 479 73 03 49

C'est cette société qui décide des données collectées et de leur usage. Pour toute question sur cette politique, écrivez à info@vertsapin.be.

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données : la loi ne l'impose pas à une entreprise de notre taille et de notre activité. Vos questions et vos demandes sont traitées directement par la gérance, à l'adresse info@vertsapin.be, en français.

2. Quelles données nous collectons

Vos données de commande

Quand vous commandez un sapin ou une décoration : votre nom et votre prénom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, le détail des articles commandés, le montant, la date de la commande et, si vous commandez pour une société, votre dénomination et votre numéro de TVA.

Vos données de livraison et de reprise

L'adresse de livraison, l'étage ou les précisions d'accès que vous nous donnez, ainsi que la date et le créneau que vous choisissez. Si vous nous avez confié un projet d'installation, professionnel ou privé, nous conservons également vos instructions pour l'installation et pour la reprise du sapin après les fêtes : cette reprise fait partie de ces projets et est comprise dans leur devis, elle ne s'applique pas aux commandes passées sur la boutique en ligne.

Vos données de paiement

Le paiement en ligne passe par Shopify Payments et PayPal. Vos données de carte bancaire sont saisies directement chez ces prestataires. Nous ne les voyons pas et nous ne les stockons pas. Nous conservons uniquement la preuve du paiement : le montant, la date, le moyen de paiement utilisé et le statut de la transaction.

Vos données de navigation

Comme tout site marchand, notre boutique enregistre des informations techniques : adresse IP, type d'appareil et de navigateur, pages consultées, produits ajoutés au panier, date et heure de la visite. Ces informations viennent des cookies et de la plateforme qui héberge la boutique.

Vos messages

Si vous nous écrivez ou nous téléphonez, nous conservons le contenu de votre message et vos coordonnées, le temps de traiter votre demande.

3. Pourquoi nous utilisons ces données, et sur quelle base légale

Le RGPD exige que chaque usage repose sur une base légale précise. Voici les nôtres :

  • Traiter votre commande : enregistrer l'achat, encaisser le paiement, préparer le sapin et le livrer à la date et dans le créneau que vous avez choisis. Dans le cadre d'un projet d'installation, ces mêmes données servent aussi à installer le sapin puis à le reprendre après les fêtes, comme le prévoit le devis. Base légale : l'exécution du contrat de vente conclu avec vous.
  • Vous tenir informé de votre commande : confirmation, rappel du créneau de livraison, avis de passage. Base légale : l'exécution du contrat.
  • Établir et conserver nos factures : la loi belge impose de tenir une comptabilité et d'en garder les pièces justificatives. Base légale : le respect d'une obligation légale.
  • Répondre à vos questions et gérer un problème après livraison : échange, remplacement, garantie légale de conformité, réclamation. Base légale : l'exécution du contrat et notre intérêt légitime à défendre nos droits.
  • Sécuriser la boutique et prévenir la fraude : détecter les commandes frauduleuses et les tentatives d'intrusion. Base légale : notre intérêt légitime à protéger notre activité et nos clients.
  • Améliorer la boutique et mesurer son audience : comprendre quelles pages sont consultées et où les visiteurs abandonnent. Base légale : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.
  • Vous envoyer des offres ou des nouvelles de la saison, si vous vous êtes inscrit à notre lettre d'information. Base légale : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment sans justification.

Cette lettre d'information existe : le pied de page du site vous propose de vous inscrire pour recevoir nos offres. Les inscriptions et les envois passent par Shopify, la plateforme qui héberge la boutique, et chaque message comporte un lien de désinscription.

4. Qui reçoit vos données

Nous ne vendons pas vos données et nous ne les échangeons pas. Elles sont transmises uniquement à ceux qui en ont besoin pour que votre commande aboutisse :

  • Shopify International Limited, 2nd Floor, 1-2 Victoria Buildings, Haddington Road, Dublin 4, D04 XN32, Irlande. Shopify héberge la boutique et traite les données pour notre compte, en qualité de sous-traitant, selon nos instructions.
  • Shopify Payments et PayPal, pour l'encaissement du paiement en ligne. Ces prestataires traitent vos données de paiement sous leur propre responsabilité, dans le cadre de la réglementation financière.
  • Nos livreurs, qui reçoivent votre nom, votre adresse, votre téléphone et le créneau choisi, afin d'assurer la livraison et, dans le cadre d'un projet d'installation, l'installation puis la reprise du sapin.
  • Google, uniquement si vous choisissez d'afficher une carte intégrée à l'une de nos pages. Votre adresse IP et des données techniques sont alors transmises à Google, qui les traite sous sa propre responsabilité. Tant que vous n'affichez pas la carte, rien n'est transmis.
  • Notre comptable et, le cas échéant, l'administration fiscale, pour les factures et les pièces comptables.
  • Un avocat ou une autorité judiciaire, uniquement en cas de litige et dans la limite de ce qui est nécessaire.

La livraison des sapins est assurée par l'équipe de Vert Sapin elle-même : aucun transporteur externe n'intervient. Si une commande de décorations doit vous être expédiée en colis, elle peut être confiée à un prestataire postal, qui reçoit alors votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone, et rien d'autre.

5. Combien de temps nous les gardons

  • Factures et pièces justificatives : dix ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit la clôture de l'exercice concerné. Cette durée est imposée par la loi belge et nous ne pouvons pas la raccourcir, même si vous demandez la suppression de vos données.
  • Historique de commande et préférences de livraison : conservés tant que votre compte client existe, puis effacés. Si vous avez commandé sans créer de compte, ces données sont effacées une fois la commande entièrement exécutée et une fois écoulés les délais légaux de garantie et de réclamation.
  • Compte client : conservé tant que vous l'utilisez. Vous pouvez en demander la suppression à tout moment en écrivant à info@vertsapin.be. Si vous ne vous en servez plus, nous vous prévenons par e-mail avant de le supprimer.
  • E-mails et messages reçus via le site : conservés le temps de traiter votre demande, puis effacés une fois le dossier clos. Si votre message se rapporte à une commande, il est conservé aussi longtemps que cette commande.
  • Offres et nouvelles de la saison : vos coordonnées sortent de la liste d'envoi dès votre désinscription ou dès le retrait de votre consentement. Nous gardons ensuite la seule trace de cette désinscription, afin de ne plus vous écrire par erreur.
  • Cookies : chaque cookie a sa propre durée de vie. Les cookies nécessaires ne restent que le temps de faire fonctionner la boutique. À ce jour, la boutique ne dépose que des cookies nécessaires à son fonctionnement : localization (pays et langue, 12 mois), cart_currency (devise du panier, 14 jours), cart (identifiant du panier, 14 jours) et _shopify_essential (cookie technique de session, effacé à la fermeture du navigateur). Aucun cookie de mesure d'audience ni de publicité n'est déposé aujourd'hui ; le jour où nous en utiliserons, ils ne seront posés qu'après votre consentement et cette liste sera mise à jour.

Passé ces délais, les données sont effacées ou rendues anonymes.

6. Vos données sortent-elles de l'Union européenne ?

La boutique est hébergée par une société établie en Irlande, donc dans l'Union européenne. Certains de nos prestataires appartiennent toutefois à des groupes internationaux dont des équipes techniques peuvent, pour la maintenance ou le support, accéder aux données depuis un pays situé hors de l'Union européenne. C'est également le cas si vous choisissez d'afficher une carte Google sur nos pages.

Dans ce cas, le transfert n'est autorisé que s'il est encadré, soit par une décision d'adéquation de la Commission européenne, soit par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées par des mesures de sécurité. Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties en écrivant à info@vertsapin.be.

Les prestataires concernés sont les suivants :

  • Shopify ; hébergement de la boutique, traitement des commandes et des paiements. Le responsable pour l'Europe est Shopify International Ltd, établie en Irlande, donc dans l'Union européenne. Ses équipes techniques peuvent accéder aux données depuis le Canada, pays reconnu comme offrant une protection adéquate par la Commission européenne, et depuis les États-Unis, encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
  • Google ; uniquement sur les pages qui affichent une carte, aux États-Unis, encadré par les clauses contractuelles types. Aucune page du site n'affiche de carte à ce jour.

Aucun autre prestataire ne reçoit vos données : le site n'utilise ni outil de mesure d'audience, ni régie publicitaire, ni police de caractères chargée depuis un serveur tiers.

7. Les cookies

Un cookie est un petit fichier déposé sur votre appareil quand vous visitez le site.

Les cookies nécessaires

Ils font fonctionner la boutique : garder votre panier, sécuriser le passage en caisse, mémoriser votre langue. Sans eux, la commande est impossible. Ils ne demandent pas votre accord.

Les cartes Google intégrées à nos pages

Certaines de nos pages peuvent afficher une carte. Cette carte vient de Google et dépose des cookies. Elle ne se charge donc qu'après votre accord. Tant que vous n'avez pas accepté, une simple image la remplace : vous cliquez dessus si vous voulez voir la carte.

La mesure d'audience

Des statistiques de visite sont produites par la plateforme qui héberge la boutique. Ces cookies ne sont pas nécessaires au fonctionnement de la boutique : ils ne sont déposés qu'après votre accord.

Aucun outil de mesure d'audience tiers ni pixel publicitaire n'est activé sur la boutique : une vérification de la page d'accueil telle qu'elle est servie, menée le 31 août 2026, n'a relevé aucun appel à un domaine Google et aucun outil de mesure d'un autre fournisseur au chargement de la page. Les seules statistiques dont nous disposons sont celles de la plateforme qui héberge la boutique. Cette page sera mise à jour si un tel outil est ajouté.

Votre choix

Un bandeau s'affiche lors de votre première visite. Vous y acceptez ou vous y refusez les cookies qui ne sont pas nécessaires, d'un geste aussi simple dans les deux cas. Tant que vous n'avez pas choisi, aucun cookie non nécessaire n'est déposé. Vous pouvez revenir sur votre décision à tout moment depuis le lien « Cookies » en bas de page.

Vous gardez aussi la main depuis votre navigateur : tous les navigateurs permettent de refuser les cookies tiers, de les supprimer, ou de naviguer en mode privé.

8. Vos droits

Vous disposez à tout moment des droits suivants sur vos données :

  • Le droit d'accès : savoir quelles données nous avons sur vous et en recevoir une copie.
  • Le droit de rectification : corriger une adresse, un nom mal orthographié, un numéro de téléphone.
  • Le droit à l'effacement : demander la suppression de vos données, sauf celles que la loi nous oblige à garder, comme les factures.
  • Le droit à la limitation : demander que vos données soient gelées, le temps de vérifier une contestation.
  • Le droit d'opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, pour un motif tenant à votre situation. Et si nous vous envoyons des offres, vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans donner de raison : nous arrêtons aussitôt.
  • Le droit à la portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format lisible par une machine, ou nous demander de les transmettre à un autre prestataire.
  • Le droit de retirer votre consentement, à tout moment, lorsque le traitement repose sur votre accord. Le retrait ne remet pas en cause ce qui a été fait avant.

Nous ne prenons aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard.

9. Comment exercer vos droits

Écrivez simplement à info@vertsapin.be, ou par courrier à ONLY WAY SRL, Rue du Pinson 64, 1170 Watermael-Boitsfort. Indiquez ce que vous demandez et l'adresse e-mail utilisée lors de votre commande, afin que nous retrouvions votre dossier.

Nous répondons dans un délai d'un mois. Si votre demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois, et nous vous en informons. La démarche est gratuite. En cas de doute sérieux sur votre identité, nous pouvons vous demander un élément de vérification supplémentaire.

10. Introduire une réclamation

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle belge :

  • Autorité de protection des données
  • Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
  • https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Vous conservez aussi le droit de saisir les tribunaux.

11. La sécurité de vos données

La boutique fonctionne en connexion chiffrée (HTTPS). L'accès aux commandes est réservé aux personnes de l'équipe qui en ont besoin, par compte personnel. Les données de carte bancaire ne transitent jamais par nos ordinateurs : elles restent chez les prestataires de paiement.

12. Les enfants

Notre boutique s'adresse à des adultes. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des enfants. Si vous constatez qu'un enfant nous a communiqué ses données, écrivez à info@vertsapin.be : nous les supprimerons.

13. Modifications de cette politique

Nous pouvons adapter ce texte, par exemple si nous changeons de prestataire ou si nous ajoutons un service. La version en ligne est toujours la version applicable.

Si nous modifions ce texte sur un point important, par exemple une nouvelle finalité ou un nouveau destinataire, nous vous en informons avant que le changement ne s'applique, par un avis sur le site et, si le changement vous concerne directement, par e-mail. Une donnée déjà collectée n'est jamais utilisée pour une finalité nouvelle sans que vous en soyez informé au préalable et, lorsque la loi l'exige, sans votre accord.

31 août 2026